Karamanoğlu Mehmetbey Üniversitesi (KMÜ) Personel Daire Başkanlığı tarafından düzenlenen hizmet içi eğitim programı çerçevesinde KMÜ Genel Sekreteri Ahmet Tüfekci üniversite çalışanlarıyla bir araya geldi.

“Kurumsallaşma birçok yapı değişimini gerektirir”

Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Konferans Salonunda gerçekleştirilen “Örgütsel Değişim ve Kurumsallaşma” konulu eğitim seminerinde Genel Sekreter Tüfekci, kurumsallığın zor bir süreç olduğunu ve birçok yapı değişimini gerektirdiğini ifade etti.

Kurumsallaşmadan söz edebilmek için önce değişimden söz etmek gerektiğini vurgulayan Tüfekci, “Çalışanlar kendini o değişimin içinde bulamazlarsa bir arpa boyu mesafe kat edemezsiniz. Herkes kendisini sistemin bir parçası olarak kabul etmelidir. Kurumsallaşmada ilk adım, insanlarda bilgi ve farkındalık düzeyinin artırılmasıdır.” dedi.

Kurum ve kurumsallaşmanın örgüt temelli kavramlar olduğunu belirten Tüfekci, “Kurumsallaşma, örgütün içine girdiği bir sürecin adıdır ve değişim olmadan kurumsallaşma gerçekleşmez.” açıklamasında bulundu.

“Değişim için ufkunuz olmalı”

Seminerinde örgütsel değişimi gerçekleştirmek için izlenecek yollara da değinen Tüfekci, bunları “ivedilik duygusu oluşturmak, güçlü bir rehberlik koalisyonunu biçimlendirmek, vizyon belirlemek, vizyonu paylaşmak, çalışanlara vizyona göre hareket etme yetki ve sorumluluğu vermek, kısa vadeli kazanımları planlamak, iyileştirmeyi pekiştirerek daha fazla değişim meydana getirmek, yeni yaklaşımları kurumsallaştırmak” şeklinde sıraladı.

Genel Sekreter Tüfekci, kurumsallaşma adına gerçekleştirilecek değişim çabalarının başarıya ulaşması için çalışanların az da olsa kendini içinde bulduğu asgari güven ve iletişim ortamının sağlanması, ortak aklı tesis etmek adına çalışma grupları oluşturulması, lider özellikli kişilerin sisteme dahil edilmesi, değişim çabasını yönetebilecek güçlü bir kadronun kurulması gerektiğini belirterek “Değişim için ufkunuz olmalı ve geleceği şimdiden planlamalı, buna uygun stratejiler geliştirmelisiniz. Ben değil, biz demeli; kurumun çıkarlarını kişisel çıkar ve beklentilerinizin üstünde tutmalısınız.” diye konuştu.

Yeni yaklaşımları kurumsallaştırmak

“Çalışanlarına hizmet etmeyen vizyon küçük bir vizyondur ve içi boştur.” diyen Tüfekci, “İnsanlara güvenip yetki ve sorumluluk verdiğinizde başarılı olmanız kaçınılmazdır. Buna yönetimde personel güçlendirme de diyebiliriz. Çünkü astlarınız ne kadar güçlüyse siz de o kadar güçlüsünüz.” şeklinde konuştu.

Kurumsallaşma adına yürütülecek değişim sürecinin kurum çalışanlarının yaşamlarının bir parçası olması gerektiğini belirten Tüfekci, “İyi bir kurumsallaşma yapmazsanız kurum kısa sürede yaşlanır ve ölür. O yüzden süreci yeni projeler, temalar ve değişim araçlarıyla güçlendirmeli, yeni yaklaşımları kurumsallaştırmalısınız.” dedi.

Yanlış uygulamaların kurumsallaşması

Seminerinde kurumsallaşmanın ‘örgüt sistemlerini revize etmesi, artı değer yaratmayan sistemlerin kaldırılması, kuruma olan bağlılığın artması ve karar verme yetkisinin dağıtılması’ gibi yararları olduğundan söz eden Tüfekci, yanlış uygulamaların kurumsallaşmasının ise aşırı bürokratik ortam, hantallaşma, işlerin yokuşa sürülmesi, değişime direnç gösterilmesi gibi sakıncaları bulunduğunu belirtti.

Seminerinde son olarak Karamanoğlu Mehmetbey Üniversitesinde gerçekleştirilen kurumsallaşma çalışmalarına değinen Genel Sekreter Tüfekci, 2014 yılında yayınlanan ve 45 eylem maddesi içeren İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hakkında bilgi verdi. Tüfekci, kurumsallaşma bağlamında üniversitede hayata geçirilen düzenlemeleri ise şöyle sıraladı: Süreç Politikaları, Hizmet İçi Eğitime İlişkin Usul ve Esaslar, İnsan Kaynakları Yönergesi, İdari Personel Etik İlkeler ve Etik Kurallar Yönergesi, Açık Erişim ve Kurumsal Akademik Arşiv Politikası, Bilişim Kaynakları Kullanım Yönergesi, Mali İşlemler Süreç Akış Şeması, Faaliyetlerin Sürekliliğinin Sağlanmasına Yönelik Uygulama Esasları, Risk Strateji Belgesi ile Dilek, Şikayet ve Öneri Değerlendirme Prosedürü.

Genel Sekreter Tüfekci, “Kurumsallaşma tamamlandığı oranda keyfi davranışlar önlenir, suistimallere kapı kapatılır, objektif kriterler hayata geçer, önceden belli olmayan kurallar ve süreçler netleşir, belirsizlikler azalır, kurumun geleceği belirli bir kişi veya kişilere bağlı olmaktan kurtulur.” diyerek konuşmasına son verdi.